Las unidades de correspondencia determinaran los implementos
necesarios para la realización de las diferentes actividades, teniendo en
cuenta el volumen documental y la clase de documentos que se manejan en la
entidad.
Equipos: De acuerdo con las funciones, la producción
documental y los recursos técnicos y financieros, cada entidad podrá contemplar
el uso de recurso informático como computadores, aplicativos y redes, que
faciliten los procedimientos de registro, Radicación y distribución de las
comunicaciones. De igual forma para facilitar el trámite y distribución, podrán
contar con equipos fax, correo electrónico, digitalización, reprografía, entre
otros.
Sellos: con el fin de dejar constancia de la recepción de
los documentos, las unidades de correspondencia deberán contar con sellos,
como: Recibido, devuelto, urgente y los demás que requiera la entidad de
acuerdo con sus funciones.
Carpetas: para darle un tratamiento adecuado a los
documentos y facilitar la clasificación de los mismos, cada unidad
administrativa o dependencia deberá contar con mínimo con una carpeta que
permita transportar desde la unidad de correspondencia a la respectiva
dependencia los documentos que recibe y que envía.
Casilleros: en virtud que las unidades de correspondencia
centralizan la recepción y envío de las comunicaciones, deben contar con muebles
dotados con divisiones proporcionales que permitan el almacenamiento temporal
de las mismas y por tanto su rápida ubicación.
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